…Öğrenci Toplu Dosyası…
A. Toplu Dosya nedir?
Kişiyi tanımak için devamlı ve sistemli bir emek sonucu olarak toplanan bilgiler eğer bir yere kaydedilmezse zamanla kaybolup gider veya yanlış şekillerde hatırda kalır. Dolayısıyla her problem ortaya çıkışında aynı emeklerin yeni baştan harcanması gerekir. Hatta bazı hallerde eğer bilgi, zamanında toplanıp kaydedilmezse ileriki yıllarda bunu elde etmeye imkan olmayabilir. Bu nedenle kişi hakkında bilgi toplamakla beraber, bu bilgilerin elde edilmesi, sınıflandırılması ve kişinin dikkate değer büyüme ve gelişmesinin bir silsile içinde kaydedilmesi gerekir. “Öğrenciye daha iyi yardım edebilmek için çeşitli tekniklerle öğrenciler hakkında toplanan bütün bilgilerin sistemli bir şekilde özetlenip kaydedildiği dosyaya TOPLU DOSYA denir.” Toplu dosya öğrenci ve onun gelişme seyri ve seviyesi hakkında somut bilgiye ihtiyaç gösteren rehberlik programı için temel şarttır.
Toplu dosya, öğrenci hakkında toplanan her türlü bilginin aynen toplandığı dosya anlamında değildir. Ancak değerli bilgilerin sistemli bir şekilde özetlenmiş şekli ile dosyada yer alması konusudur.
Bir veya iki çeşit değerlendirme tekniği ile toplanan bilgilerin yorumlanmalarında bir yanılma payı her zaman için mevcuttur. Bu nedenle, diğer değerlendirme ve bilgi toplama teknikleriyle elde edilen bilgilere göre bu bilgiler karşılaştırılıp doğruluk ve uygunluk dereceleri kontrol edilmelidir.
Aynı tekniği evvelki ve bugünkü ile ve gelecekteki sonuçlarının değerlendirmelerinde benzerlik ve aykırılık bakımından kontrol edilmeleri gerekir. Böylece değerlendirilecek ve yorumlanacak bilgiler bizi bir açıklığa kavuşturur. Zira kişi durmadan gelişmekte, kişiliğini, bilgi ve becerilerini geliştirmektedir. O halde kişi hakkında çeşitli teknik ve yöntemlerle toplanacak bilgiler de “devamlı” olmalıdır. Ancak böylece kişi hakkında güvenilebilecek bilgiler elde edilebilir ve bilgiler uzun süreli bir geçerlilik kazanabilir.
B. Toplu Dosyanın Yararları:
Sıhhatli ve sistemli bir şekilde toplanıp kaydedilmiş bilgiler bir çok yönlerden kullanılabilir. Toplu dosya hem rehberlik hem yönetim amaçları için yararlıdır. Öğrencinin her türlü kişisel gelişimine ait bilgileri içinde toplayan toplu dosya, öğrenciye yardım etme durumunda olan her kes tarafından türlü şekillerde kullanılabilir. İdarecilere, öğretmenlere, velilere, rehberlik personeline ve kişinin kendisine faydalar sağlamaktadır. İdareciler okul ve okul eğitim etkinliklerinde gerekli gelişmeleri yapabilmek için okuldaki öğrenci nüfusunun özelliklerini, gelişme durumlarını, değişen özelliklerini bu kayıtlardan saptayabilirler. Özel sınıfların oluşturulmasında bunlardan yararlanıla bilinir. Öğretmenler bu bilgilere dayanarak belli bir öğrencinin özellik ve güçlüklerini daha iyi tanıyabilir ve ona göre yardımda bulunabilir. Öğrencinin okul çalışmalarındaki gelişmesini daha iyi görebilir. Öğrencilerin gelişme şekli hakkında somut bir fikir edinebilir. Veliler ile konuşmada ferden ve grup olarak çocuklar hakkında daha somut bilgilere dayanılır. Öğretmen gerçekçi ölçülere göre ayarlanabilir. Veliler de eldeki somut bilgiler sayesinde çocuklarını daha iyi anlayabilir. Onların eğitsel, mesleki ve psiko-sosyal gelişimlerini de somut olarak görebilir ve dolayısıyla okula daha çok yardımcı olabilirler. Sistematik ve objektif bilgiler çocuğun kendini daha iyi tanımasına, gelişmesini daha somut olarak görebilmesine, yetenekleri ile çalışmaları arasındaki denge ve dengesizlikleri daha açık görebilmesine ve daha iyi planlar yapabilmesine yarayacaktır. Ayrıca üst derece okullar ve piyasadaki işyerleri de bu bilgilerden yararlanabilirler.
Bu bilgiler rehberlik hizmetleri için esas eksendir. Zira her hangi bir rehberlik etkinliği objektif ve sistemli bilgiler olmadan yürütülemez.
Toplu dosyası yöneticilere, öğretmenlere, velilere, öğrencilere ve danışmanlara sağladığı yararları şu şekilde sıralayabiliriz:
Okul yöneticilerine:
1. Okul-aile birliği, öğretmen ve öğrencilerle yapılan toplantılarda ihtiyaç duyulan verileri sağlar.
2. Öğrencilerin gelişimini incelemek için gerekli vereyi sağlar.
3. Öğrenci niteliklerini inceleme imkanı verir.
4. Araştırma verileri sağlar.
5. Okulun eğitim politikasını, öğretim tekniklerinin geliştirilmesi için gerekli veriyi sağlar.
6. Öğrencileri sınıflama veya gruplama işlemleri için gerekli bilgiyi sağlar.
7. Öğrencilerin kolaylıkla tanınmasına yardımcı olur.
Öğretmenlere:
1. Öğrencilerin gelişim örüntülerini belirlemede gerekli vereyi sağlar.
2. Belli bir öğrenci hakkında ayrıntılı bilgi verir.
3. Öğrencinin eğitimsel gelişimini görme imkanı verir.
4. Veli öğretmen toplantıları için gerekli veriyi sağlar.
5. Öğretim programlarının hazırlanması için gerekli veriyi sağlar.
6. Öğrenciler hakkında periyodik raporların hazırlanmasında kolaylık sağlar.
7. Danışmanla işbirliği yapmayı kolaylaştırır.
8. Öğretimi bireyselleştirme çalışmalarında gerekli bilgiyi sağlar.
Velilere:
1. Çocukların çeşitli özellikleri hakkında bilgi sahibi olmalarını kolaylaştırır.
2. Çocukların eğitimsel gelişmelerinde karşılaştıkları özgül sorunları görmelerine yardımcı olur.
3. Çocuğun gelişimi ile okulun ne kadar yakından ilgilendiğini görmelerine yardımcı olur.
4. Okul-aile birliğinin alacağı kararları belirlemede kolaylık sağlar.
5. Evde çocuğun daha iyi gelişimi için koşulları düzeltmelerine yardımcı olur.
Öğrencilere:
1. Gelişim örüntülerini daha açık olarak görmelerini kolaylaştırır.
2. Ders ve ders dışı faaliyetleri daha isabetle seçmeleri ve kariyerlerini planlayabilmeleri için gerekli veriyi sağlar.
3. Potansiyeli ile performansı arasındaki farkı görmesini kolaylaştırır.
Danışmanlara:
1. Öğrencileri tek tek tanıma imkanı verir.
2. Öğrenci ile gelişimi hakkında konuşurken gerekli veriyi sağlar.
3. Gelişsel rehberliğin gereğini ve yararını vurgulamada gerekli bilgiyi sağlar.
4. Rehberliğin değerlendirilmesi için gerekli verileri sağlar.
5. İzleme çalışmaları için temel oluşturur.
Öğrencilere eğitsel ve mesleki planlamalarına yardımcı olurken gerekli bilgiyi sağlar.
C- Toplu Dosyada Yer Alacak Bilgiler:
Toplu dosyada yer alacak bilgiler okuldaki öğrencilerin gelişim düzeylerine ve buna bağlı olarak ihtiyaçlarına göre değişir. Ayrıca okulun amacı ve olanakları da bireylerin kapsamlı bir şekilde incelenmesini etkileyen faktörlerdir. İlkokul ya da okul öncesi düzeydeki çocuklar için hazırlanan toplu dosyada bedensel gelişimin tarihçesi önemli bir yer tutarken, orta öğretim çağındaki çocuklarda geleceği ilişkin planlar daha ayrıntılı olarak işlenir. Literatürde iyi bir toplu dosyada aşağıdaki bilgilerin bulunması tavsiye edilmektedir:
1. Öğrencinin Kimliğine Ait Bilgiler Ve Fotoğraflar:
a. Öğrencinin Adı Ve Soyadı: Öğrencinin bütün adı tam olarak yazılmalıdır ki ilk veya soyadları benzeyen çocuklar birbirine karıştırılmasın.
b. Cinsiyeti: Bazı adlar her iki cins için de kullanılabilir.
c. Doğum Yeri ve Tarihi: Bu bilgi resmi kayıtlardan alınmalıdır. Resmi işlemlerde çok kullanılan bir bilgidir. Çocuğun doğduğu il, ilçe, bucak ve köy yazılmalıdır. Bunlar gerektiğinde öğrencinin gelişmesindeki etkileri açıklayabilir.
2. Ev ve Aile İle İlgili Bilgiler:
a. Anne-Baba Adları, İş ve Ev Adresleri: Çocuğun hem aile yönünden kimliğinin tespiti hem de haberleşme için gereklidir. Adres değişiklikleri belli sürelerde kontrol edilmelidir. Adresteki değişmelere ailede istikrar derecesine, çocuğun çevresine uyumuna ait ip uçları verebilir. Ailesi sık sık yer değiştiren bir çocuğun, durdukları semtte arkadaşlıklar kurması ve sosyal çocukluk etkinliklerine katılması engellenmiş olabilir. Türkçenin Tarihi, Orhun Abideleri, Anlatım Bozuklukları, Cümlenin Öğeleri, Yazım ve Noktalama, Türkoloji Makaleleri, Edebiyat Nedir?, Alfabelerimiz, Atasözleri, Bulmacalar, Edebi Sanatlar, Sınav Soruları, Kpss, Oks, Öss, Bunları Biliyor musunuz?, Özlü Sözler, Güzel Sözler, Türkçe, Edebiyat, Masallar, Destanlar, Astroloji, Roman Özetleri
b. Anne-Babanın Doğum Yerleri Ve Tarihleri: Ailenin hüviyetini tespite yaradığı gibi ailenin bağlı olduğu etkin özellikler hakkında da bilgi verebilir. Örneğin, yabancı bir memleket adı, ailenin göçmen olduğunu veya yabancı ülkelerde çok gezmiş bir aile olduğunu gösterebilir. Yaş durumu evde çocuk aile ilişkilerini anlamada aydınlatıcı faktör olabilir. Yaşı ilerlemiş bir anne babanın ilkokullardaki çocuğu ile kendileri arasındaki psiko-sosyal ilişkinin, genç anne babanınkinden farklı olabileceği beklenebilir.
c. Anne-Babanın Meslekleri Ve Ailenin Ekonomik Durumu: Çocuğun öğrenim ve meslek planlarında önemli bir faktördür.
ç. Anne-Babanın Öğrenim Durumu: Özellikle öğrencinin okula ait tavırlarını anlamakta ve öğrenim planlarının yapılmasında önemli bir bilgidir. Üniversite mezunu bir anne ve baba, çocuklarının üniversiteye devamını tabii olarak ister. Hatta öğrenimi yarım kalmış bir aile bazı hallerde çocuklarının, kendilerinin içlerinde kalan heveslerini doyurmak için, çocuğun yetenek ve ilgilerinin ötesinde bile zorlayabilir.
d. Ailede Çocuk sayısı: Özellikle danışmada ailedeki çocuk sayısı ve yaş sırası, çocuğun problemi ve kişiliği hakkında yararlı ip uçları verir. Bu bilginin babanın meslek durumu, ailenin oturduğu semtin özellikleri, aile sosyo-ekonomik durumu, çocuğun öğrenim ve meslek planları bu şartların altındadır. Kişinin ek göreve ihtiyacı olup olmadığı, dinlenme faaliyetleri, evde çalışma imkanları hakkında da destekleyici bilgi verebilir.
e. Dini: Bir çok alışkanlıklar ve tavırlar dini dogmalardan gelebilir. Özellikle değişik dinde çocukların bulunduğu okullarda çocuğun arkadaşlık kurması yönünde bu bilgi önem kazanabilir.
f. Ailenin Yapısı ve Anne-Baba Evlilik Durumları: Evde anne veya babanın yokluğu, özlük-üveylik çocuğun uyumuna ve duygusal gelişmesine etki yapar. Evde büyükanne, büyükbaba veya akrabalardan birinin yaşaması da evdeki durumu etkileyebilir.
g. Evde Konuşulan Dil: Çocuğun okuma-yazma ve konuşma güçlüklerinin kökü, bazen evde türkçe'den başka bir dilin konuşulmasından olabilir.
3. Okul Başarısına Ait Bilgiler: Derslerde alınan notlar, en çok ve en az başarı sağlanan dersler, başarı testleri sonuçları kaydedilmelidir. Bu bilgiler, öğrencinin akademik yeteneği, okula uyumu ve eğitsel-mesleki planlarının gerçekçiliği hakkında önemli ip uçları verir.
4. Sağlık ve Fiziki Gelişimine Ait Bilgiler: Sağlık gelişme seyrinin önemli bir cephesidir. Okullarımızın çoğunda boyu, ağırlığı, çocukluk hastalıkları, geçirdiği önemli hastalık ve kazalar, sağlık alışkanlıkları ve anlayışı, görme, işitme durumu, yapılan aşılar, belli sürelerde yapılan muayene sonuçları öğrencinin dosyasına kaydedilmelidir. Öğrencinin ruh sağlığı da uyum, başarı ve gelişmesinde çok önemlidir. Bu sebeple okul, ruh sağlığı ile ilgili konularda ilgili kurumlardan yardım isteyebileceklerdir.
5. Devam Edilmiş Diğer Okullar: Sık sık okul değiştirmek, öğrencinin uyum yapabilmesin, arkadaşlıklar kurabilmesine engel olabileceği gibi derslerde bir şey öğrenip başarı sağlamasına da engel olur ve çocuğun okuldan soğumasına yol açabilir. Bu nedenle çocuğun devam ettiği okulların toplu dosyada bulunması onun uyumsuzluk nedenlerini anlamakta yardımcı olur.
6. Test Sonuçları: Çocuğun zekâsına ait bilgiler, artistik, mekanik, sosyal, matematik, dil gibi özel yeteneklerine, tutum-ilgi durumlarına ait test sonuçları kaydedilmelidir. Testler öğrencinin sorunu çözme işinde gerekli objektif bilgileri toplamakta kullanılan en önemli araçlardan biridir. Bir çok kurumlar test sonuçları için okula başvuracaklardır. Ancak untulmamalıdır ki testler, öğrencileri anlamakta biricik araç değildir. Sistematik ve planlı bir şekilde toplanmış test sonuçları fazla yarar sağlamaz. Testlerin akla gelen rastgele zamanlarda verilmesi de faydalı değildir. Bu nedenle okulun belli amaçlara göre planlanmış bir test programı olmalı ve bu programda hangi testlerin, ne zaman, kimler tarafından uygulanacağı sistemli ve planlı bir şekilde izlenmelidir.
7. Sınıf Dışı Etkinlikler: Çocuğun katıldığı sınıf dışı etkinlikler, onun ilgillerinin şekillenmesine ve yön bulmasına, etkinlikleri deneyip geliştirmesine, başkaları ile beraber çalışabilme ve liderlik, ustalık geliştirebilmesine yardım eder.
8. Öğrenci Plan ve Yetkileri: Çocuğun meslek, öğrenim ve diğer alanlar için sahip olduğu plan ve ilgiler gerek öğretmen, gerekse rehberlik servisi için önemlidir. Bu bilgiler anketler, mülakatlar ve gözlem yoları ile öğrencilerden elde edilebilir. Bu hususa ait öğretmen ve velilerden alınacak bilgiler de buraya eklenebilir.
9. İş Tecrübesi: Çocuğun çalıştığı işler, onun ilgi ve planlarını anlamakta ve ona eğitsel ve mesleki rehberlik yapmakta önemli bir bilgidir. İş başındaki tavrını, diğerleri ile olan ilişkisini, iyi ve eksik taraflarını bilmek, okul içi ve dış uyumuna yardımı kolaylaştırır.
10. Vaka Kayıtları: Öğretmenlerin vaka kayıt tekniğine uygun olarak tuttukları anlamlı davranışların kaydedilmesi, öğrencinin tavırlarını, heyecansal seviyesini, beklentilerini ve değerler sistemini anlamak için yararlı bilgiler sağlar. Vaka kayıtları toplu dosyada bir zarf içinde saklanır ve belli süreler içinde çocuğun gelişme seyrini işaret eden anlamlı vakalar özetlenerek dosyaya geçirilir.
11. Otobiyografi: Çocuğun kendi görüşü ile kendisi, ailesi, geleceğe ait planını anlatması onun kişilik yapısını, psikolojik dünyasını anlamakta büyük yarar sağlar.
12. Çevre Faaliyetlerine Katılması: Çocuğun okul dışında, oturduğu çevrede katıldığı etkinliklerde çocuğu bütün olarak tanımaya yardım eder.
13. Sonucun İzlenmesi: Çocuğa yapılan rehberlik etkinliklerinden alınan sonuçların da kaydedilmesi gerekir. Bu alandaki bilgi hem okulu hem de rehberlik etkinliklerinin değerlendirilmesine yardımcı olur. Bu bilgi alanlarının da işaret ettiği gibi toplu dosya tutma işi “Sürekliliği” gerekli kılan bir çalışmadır. Bu çeşit önemli bilgi kaynağı olan unsurların zamanla ve usanmaksızın toplanması, her yıl en az bir defa değerlendirilmeleri ve yorumlarının dikkatle yapılmış olması ile birlikte iyi bir yerde korunabilecek gerekmektedir.
Bu bilgilerin elde edilmesi, değişik bilgi toplama teknik ve yöntemleriyle mümkün olabilir. Bu çeşit önemli bilgi kaynağı olan unsurların zamanla ve usanmaksızın toplanması, her yıl en az bir defa değerlendirilmeleri ve yorumlarının dikkatle yapılmış olması ile birlikte iyi korunabilecek bir yere konulması gerekmektedir.
Bu bilgilerin elde edilmesi değişik bilgi toplama teknik ve yöntemleri ile mümkün olabilir. Bunların belli başlıları gözlem, testler, vaka kayıtları, sosyometri, mülakat, otobiyografi, problem tarama listesi, vak'a incelemesi vb. gibi yöntemlerdir. Öğrenci toplu dosyasında bu yöntemlere toplanmış bilgileri taşıyan dökümanlar toplu halde bir zarfın içinde bulundurulmalıdır. Çok iyi bir toplu dosya sistemi geliştirip kabul etmek yeterli değildir. Esas olan belirli kıstaslara göre dosyanın iyi bir şekilde tutulmasını ve ondan yararlanılmasını sağlamaktır. Öğrenci toplu dosyası, öğrencinin her okul değişikliğinde ilgili okula gönderilir. Yıllarca tutulan bilgiler kişi hakkında bir hazine teşkil eder.
D- TOPLU DOSYANIN TUTULMASI
Toplu dosya bilgilerinin hangisinin kimler tarafından tutulacağı bir plana bağlanmalıdır. Sağlıkla ilgili bilgiler okul doktoru tarafından; çocuğun adı, yaşı, ilgilendiği şeyler, eğitsel ve mesleki planlar, iş tecrübesi, katıldığı sınıf dışı etkinlikler vs. öğrenci tarafından psikolojik test sonuçları ve mülakat bulguları danışman tarafından tutulmalıdır. Öğrenci toplu dosyasında bulunacak bilgiler okulda rehberlik örgütünün kuvvetli derecesi ile orantılı olarak dar fakat öz anlamda toplanır ve dosyadaki yerlerine işlenir. Yılda en az bir defa bütün bu toplanan bilgiler, anlamlı bir şekilde özetlenerek toplu dosyaya kaydedilir.
E- TOPLU DOSYADA ARANACAK ÖZELLİKLER
1. Dosya çocuğun devamlı gelişmesini yansıtabilecek şekilde kronolojik olarak düzenlenmelidir.
2. Dosya bütün okul seviyelerini kapsayabilecek şekilde olmalı ve çocuğu takip etmelidir.
3. Dosya inceleyen, çocuk hakkında en kısa zamanda bilgi verebilecek şekilde şematik olmalıdır.
4. Ölçme sonuçları, karşılaştırma imkanı verebilecek şekilde kaydedilmelidir. Örneğin test puanlarının karşılaştırma formları veya puan cinsi bilinmelidir.
5. Test puanları gibi sayısal bilgiler incelemeyi süratlendirmek ve somutlaştırmak için mümkün olan yerlerde grafiksel olarak ifade edilmelidir.
6. Dosyaya giren bilgiler sıhhatli olarak toplanmış ve aynı zamanda kullanılacak, ihtiyaç duyulan bilgiler olmalıdır. Sadece tavsiyelere göre dosya geliştirmek yanlış olur.
7. Dosya okulun özel gayelerini aksettirecek şekilde olmalıdır. Örneğin bir meslek okulunda mesleğe yönelme ve gelişmeyi belirtmelidir.
8. Dosyanın nasıl tutulacağı ve kullanılabileceğini belirten bir açıklama olmalıdır.
F- TOPLU DOSYANIN GELİŞTİRİLMESİ
1. Toplu dosya geliştirilmesine ilişkin politikalar, amaçlar vb. okul yöneticilerinin, danışmanın, öğretmenlerin ortak bir projesi halinde ele alınmalıdır.
2. Toplu dosya geliştirilirken şu hususlar dikkate alınmalıdır:
a. Okulun amaçları
b. Okulun ihtiyaçları
c. Benzeri ve başka okullarda neler yapıldığı
3. Okulda kullanılmakta olan dosyanın iyi ve eksik tarafları gözden geçirilerek kullanılacak olan dosya sistemi geliştirilebilir.
4. Toplu dosya geliştirme konusunda bazı temel bilgiler bu konuya girmeden daha önce ilgililere verilmelidir. Dosyanın geniş bilgileri veya en önemli olanlarının üzerinde toplanmış olmasından başka okulun cinsine göre de özellik kazanır. Örneğin genel kültür veren bir okulun dosyasının özelliği ile bir meslek okulunun dosyasının özelliği çok ayrıdır.
G- TOPLU DOSYANIN KORUNMASI VE KULLANILMASINA İLİŞKİN BAZI İLKELER
1. Toplu dosyasının esasları ve kullanılışı hakkında bir bülten hazırlanmalıdır.
2. Toplu dosyada yer alacak bilgilerin toplanması, rapor edilmesi, kayıt gibi şeyler belirli bir plana bağlanmalıdır.
3. Bilgi toplamaya bütün öğretmenlerin katılması sağlanmalı, ancak bilgilerin toplu dosyaya işlenmesi herkese değil, rehberlik servisince belirli kişilere verilmelidir.
4. Toplu dosyadaki bazı maddelerle ilgili bilgilerin değiştirilebilmesi sağlanmalıdır. Adres değişikliği gibi.
5. Gizli ve yüz kızartıcı konularda, sonradan ele geçtiğinde bireyin yaşantısına olumsuz etki yapabilecek bilgiler toplu dosyada yer almamalıdır. Bunun için de ayrı bir dosya tutulması, ya da toplu dosyanın kimlere serbestçe verilip verilmeyeceği tespit edilmelidir. Genellikle bu bilgiler danışmanın eli altında bulunmalıdır. Bir süre sonra da imha edilebilir. Aslında gizli bilgilerin bireyin izni olmadan bir başkasına verilemez ve açıklanamaz. Aksi halde rehberliğin en nazik tarafı zedelenmiş ve güvensizlik oluşturulmuş olur.
6. Toplu dosya hakkında ve özellikle yorumla ilgili bilgilerin velilere verilmesi arzu edilir. Velinin dosyayı kontrol edilmesi yoluna gidilmelidir.
7. 5. Maddede belirtilen şeyler sağlandıktan sonra toplu dosyalar öğretmenlerden rehberlik servisi aracılığıyla toplanmalıdır.
8. Toplu dosyaların öğrenciyle birlikte gittiği okullara transfer edilmesi bir ilke olarak benimsenmelidir.
Toplu dosyadaki bilgilerin gizlilik düzeyleri şöyle açıklanabilir:
Birinci düzey: Bu düzeydeki bilgiler herkese açık olgusal bilgilerdir. Bunlar öğrencinin adı, yaşı, cinsiyeti, boyu, kilosu, açık beden kusurları vb. dir. Bu bilgileri isteyen her hangi bir kimseye (öğretmen, araştırıcı, vb.) verilmesi tamamen okul yöneticisinin takdirine bırakılmıştır.
İkinci düzey: Burada ancak sorumlu kişilere verilecek bilgiler yer alır. Bunlar öğrencinin ana-babasının eğitim ve gelir düzeyi, öğrencinin akademik özgeçmişi, merak ve hobileri, geleceği yönelik planları gibi bilgilerdir. Ancak bu kategoride bulunan bazı bilgilerin ileri gizlilik düzeyinde yer alması gereken bilgiler olması da söz konusu olabilir. Örneğin; gelirinin veya çocuğunun üvey olduğunun bilinmesini istemeyen bir veli, bu bilgileri gizlilik kaydı koyarsa, bunlar bu düzeydeki diğer başka bilgiler arasında, başkalarına açıklanamaz. Bu düzeydeki bilgiler sosyal hizmet uzmanlarına, araştırıcılara vb. profesyonel elemanlara açıklanabilir. Ancak kişinin bunları tamamen öğrencinin iyiliği için kullanacağına yöneticiyi ikna etmesi gerekir.
Üçüncü düzey: Bu düzeydeki bilgiler öğrencinin sınıf içindeki başarı sırası, öğretmen ve uzmanlar kurulunun öğrenciye tavsiyeleri ve standart test sonuçları gibi bilgilerdir. Bu tür bilgilerin başkalarına verilebilmesi için öğrencinin veya velinin onayının alınması şarttır.
Dördüncü düzey: Bu düzeydeki bilgiler psikolojik inceleme veya psikiyatrik muayene sonuçları, sosyal hizmet raporları, tıbbi veya yasal inceleme sonuçları vb. bilgilerdir. Böyle bilgilerin toplu dosyada yer almaması, bunların daha başka yerlerde saklanması yerinde olur.
H- TOPLU DOSYA ŞEKİLLERİ
Belli Başlı 4 Tip Dosya Şekli Vardır:
1. Normal dosya büyüklüğünde bir karton yapraktır. Bütün bilgi bu kartonun ön ve arka yüzünde açıklanmalıdır.
2. İki kapaklı dosya büyüklüğünde karton toplu dosya. Toplanan bilgiler dosyanın 4 yüzüne kaydedildiği gibi soru listeleri (anketler), mülakat özel kayıtları, otobiyografi gibi ayrı kâğıtlardaki bilgiler de bu dosyada tutulabilir.
3. Defter tipi dosya: Gerekli evrak için defterin sonuna bir zarf yapıştırılabilir. Mülakat özel fişleri, vak'a kayıtları, testler, envanterler bu zarf içinde saklanabilir. Bugün okullarımızda kullanılan ruhsal kayıtlar ve gelişim dosyaları gibi.
4. Karteks tipi dosya: Bir klasör içinde çeşitli kartlar ve her kartta belli alanlara ait bilgi vardır. Örneğin okul başarısı, test sonuçları vs. bir kartta, sağlık durumu ayrı bir karttadır. Öğrenciye ait bütün dosyayı kullanmak yerine istenilen bilgi kartını çekip alma pratiği olduğu gibi bir arada bulundurma gibi güçlükler vardır.
Dört tip toplu dosyadan her hangi biri tutulabilir. Okullarımızda Milli Eğitim Vakfı tarafından bastırılan ve Defter Tipi dosya kullanılmaktadır.